Últimamente está muy de moda la palabra procrastinar, la leemos casi a diario, sobre todo en Internet, y vemos cómo hay personas que incluso se describen como procrastinadores. Y es que, aunque la palabra nos parezca todo un descubrimiento, procrastinar significa, simplemente, diferir o aplazar. Es decir, que aunque hayamos empezado a utilizar esta palabra ahora esto no significa que procrastinar sea algo nuevo.
Dejar las cosas de ahora para luego, de hoy para mañana y de mañana para la semana que viene es algo que todos hacemos, en mayor o menor medida, y llega a ser un estilo de vida para algunas personas.
No nos referimos a aplazar tareas o proyectos importantes (esos suelen ser los que menos sufren los efectos de la procrastinación), sino a ir posponiendo pequeñas tareas que, en principio, no son demasiado importantes, ni difíciles ni nos ocupan mucho tiempo, pero que simplemente no nos apetece hacer. Puede ser devolver una llamada que deberíamos haber hecho hace un mes, poner la lavadora, bajar a por el pan o responder ese email que lleva 4 días en la bandeja de entrada marcado como no leído.
Al final, de tanto aplazarlas, muchas de estas tareas se quedan por hacer o pasan a convertirse en una prioridad cuando ya no las podemos aplazar más y nos vemos obligados a que tareas que sí que son importantes pasen a un segundo plano.
El problema parece que se está convirtiendo en algo tan grave que un especialista en gestión de tiempo (David Allen) ha creado un sistema para que la situación no se nos vaya de las manos. Se trata de la regla de los dos minutos.
El principio básico de esta regla es sencillo: si lo que tiene que hacer, puede hacerlo en dos minutos o menos, hágalo ahora. Si nos paramos a pensar, hay muchas cosas que podemos hacer en dos minutos, por ejemplo: vaciar el lavavajillas, confirmar la asistencia a una reunión, programar una copia de seguridad del disco duro…
Son las típicas tareas que vamos dejando para más tarde y que al final las terminamos haciendo a última hora con prisas y dejando de lado otras ocupaciones más importantes.
Esta regla también tiene una parte dedicada a la adquisición de nuevos hábitos. Para adquirir un hábito, lo más importante (y difícil) es empezar. Pero empezar no necesariamente tiene que ocupar más de dos minutos de nuestro tiempo. Por ejemplo: si queremos empezar a escribir, podemos empezar escribiendo dos líneas al día; si queremos empezar a correr, ponernos la ropa de deporte y las zapatillas podemos hacerlo en menos de dos minutos y ya no tendremos excusa para no salir de casa; si queremos comer más sano, podemos empezar comiendo una pieza de fruta más al día…
Al final son esos pequeños cambios los que pueden hacer que seamos más productivos.
